ÅSANE SHOTOKAN 
KARATE
               

OVERGANG TIL NYTT MEDLEMSSYSTEM!

Hei alle sammen! (English below)

I løpet av den kommende perioden vil klubben gjøre overgang til nytt medlemssystem med faktureringsløsning etter krav fra NIF. En systemovergang innebærer ofte noen utfordringer, og en pandemi som har påvirket oss alle gjør dette enda litt vanskeligere med tanke på kontroll over medlemsdata. Vi ber derfor om tålmodighet og forståelse i denne prosessen. Når alt er på plass vil klubben følge kravene fra NIF, og gjøre driften av klubben enklere for de frivillige som bruker sin fritid på dette.

Prosessen kan resultere i at dere som medlemmer får sms/eposter som kan oppfattes som merkelige eller skumle. Kanskje dukker det ikke opp en faktura eller et trekk som skulle kommet. Man kan få melding om trening eller medlemskap som avsluttes. Purring på en faktura som er betalt, eller aldri er mottatt. Eller det kan i verste fall skje at man faktureres/trekkes mer enn det man skal i oppstartsfasen ved sammenfallende avgifter. Dersom dette mot formodning skulle skje er det ingen grunn til å bekymre seg. Ingen vil stenges ute fra trening på grunn av feil i systemet, og evt. feil i fakturering vil rettes snarlig. Ta bare kontakt med klubben, så skal vi sammen med leverandøren få besvart spørsmål og ryddet opp i evt. feil fortløpende.

Merk at klubbens kontonummer ikke vil stå som mottaker på fakturaer o.l., men idrettsforbundets betalingsleverandør Buypass (1813 28 86438). Dette ser kanskje rart ut, men er helt riktig, og man trenger ikke bekymre seg for å betale til nytt kontonummer.

Ved bruk av AvtaleGiro for betaling til klubben må denne opprettes på nytt i kommende system. Nå kan dette heldigvis gjøres enkelt via link, og avtalen kan settes opp allerede før oppstart, også denne mot Buypass. Ved inngåelse av AvtaleGiro ved betaling i egen nettbank er det viktig å legge merke til at faktura som kommer på epost har to forskjellige KID-nr. Det er KID som er merket «efaktura KID» helt nederst på siden som skal benyttes til dette.

Dersom man er medlem i flere idrettslag eller evt. betaler på vegne av barn som har dette kan det hende også disse lagene gradvis begynner å bruke samme system for betaling. Husk derfor å sette en beløpsgrense for trekk som tar romslig høyde for dette, og som et minimum er høyere enn månedlig treningsavgift og årlig kontingent sammenlagt. Systemets forsøk på trekk høyere enn maksbeløp resulterer i feil, og manuell purring pga manglende betaling. Da vil man oppleve å få purring på en faktura man aldri har mottatt.

English:

During the coming period, the club will make the transition to a new membership system with a billing solution, as required by the Norwegian Olympic and Paralympic Committee and Confederation of Sports (NIF). A system transition often involves some challenges, and a pandemic that has affected us all make this a little bit more difficult in terms of control over member data. We therefore ask for patience and understanding during this process. Once everything is in place the club will follow the requirements of NIF, which will make the operation of the club easier for the volunteers who spend their free time on this.

The process can result in you as members receiving SMSs / emails that could be perceived as strange or sinister. An invoice or a deduction that should have arrived may not appear. You can be notified of trainings or memberships being terminated. Receive reminders of an invoice that has been paid or has never been received. Or, worst case scenario, you may be invoiced / deducted more than you should in the start-up phase in the event of coinciding fees. If this, against all odds, should happen, there is no reason to worry. No one will be left out of training because of flaws in the system, and possible errors related to invoices will be addressed shortly. Just get in touch with the club, and together with the supplier we will continuously answer any questions and clear up any errors.

Note that the club's account number will not be listed as the recipient on invoices or the like, but instead NIF's payment provider Buypass (1813 28 86438). This may seem strange, but is correct, and you do not have to worry about paying to a new account number.

When using Direct Debit (AvtaleGiro) for payments to the club, this must be re-created in the upcoming system. Fortunately, this can now be done easily via this link, and the agreement can be set up even before start-up, this one also to Buypass. When entering into Direct Debit (AvtaleGiro) agreements when paying in your own online bank, it is important to note that invoices that come by email have two different KID numbers. It is the KID that is marked «efaktura KID» at the very bottom of the page that is to be used for this.

If you are a member of several sports teams or pay on behalf of children who are, these teams may also gradually start using the same system for payment. Therefore, remember to set an amount limit for deductions that take this into account and that, as a minimum, is higher than the monthly training fee and annual membership fee combined. The system's attempts to withdraw amounts higher than the maximum amount result in errors and manual reminders due to missing payments, in which case you will receive reminders of invoices you have never received.